Informativa per i trattamenti di dati personali nell’ambito dei processi amministrativi

Titolare

Titolare del Trattamento dati: Politecnico di Milano – Direzione Generale

Piazza L. da Vinci 32, 20133

Tel. 0223992243

PEC: pecateneo@cert.polimi.it 

Responsabile della protezione dei dati: privacy@polimi.it, tel.: 0223999378

Finalità dei trattamenti e base giuridica

I trattamenti dei dati personali richiesti all’interessato sono effettuati ai sensi dell’art. 6 lettera e)  del regolamento UE 2016/679 (trattamenti per ragioni di interesse pubblico), per le seguenti finalità:


Trattamenti principali inerenti gli studenti

  • Trattamento finalizzato all’orientamento
  • Trattamento finalizzato all’erogazione dei test di ingresso o alla verifica dei requisiti di accesso
  • Trattamento finalizzato per l’erogazione del percorso formativo e gestione della carriera (dall’immatricolazione alla laurea)
  • Trattamento finalizzato all’attività di tirocinio
  • Trattamento finalizzato a rilevazioni statistiche e valutazione della didattica
  • Trattamento finalizzato a servizi di tutorato
  • Trattamento finalizzato all’erogazione di servizi e attività per il diritto allo studio

Informativa di secondo livello relativa al trattamento dati degli studenti

Trattamenti principali inerenti a dipendenti e/o collaboratori

  • Trattamento finalizzato allo svolgimento di prove concorsuali/selezioni
  • Trattamento finalizzato alla gestione del rapporto di lavoro
  • Trattamento di dati personali ai fini di formazione e aggiornamento professionale
  • Trattamento di dati personali necessario alla gestione di progetti di ricerca
  • Trattamento di dati personali al fine di garantire il monitoraggio e la valutazione della ricerca
  • Trattamento di dati personali nell’ambito di attività di trasferimento tecnologico
  • Trattamento necessario per politiche Welfare e per la fruizione di agevolazioni
  • Trattamenti per la salute e la sicurezza delle persone nei luoghi di lavoro
  • Trattamento dei dati personali nell’ambito dell’erogazione del servizio di telefonia fissa e mobile

Trattamenti trasversali o connessi ad attività trasversali

  • Trattamento dei dati nell’ambito della gestione degli spazi
  • Trattamento dei dati personali per la gestione delle postazioni
  • Trattamento per attività di gestione degli organi e delle cariche istituzionali
  • Trattamento per la gestione degli infortuni
  • Trattamento in ambito bibliotecario
  • Trattamento di dati nell’ambito dei servizi di protocollo e conservazione documentale
  • Trattamento finalizzato all’acquisto di beni e servizi, stipula di contratti, recupero crediti, gestione del contenzioso
  • Trattamento di dati nell’ambito dei servizi di posta elettronica e strumenti di collaboration
  • Trattamento di dati personali nell’ambito dell’erogazione federata di servizi

In aggiunta a quanto sopra indicato, nell’erogazione dei servizi ICT vengono raccolte e trattate informazioni non primarie con le modalità qui descritte 

Altre informazioni relative al trattamento dei dati sul sito web di ateneo sono descritte nell'apposita informativa

Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere trattati da dipendenti o collaboratori del Titolare che, operando sotto la diretta autorità di quest’ultimo, sono nominati responsabili o autorizzati del trattamento e ricevono al riguardo adeguata formazione ed istruzioni operative.

In particolare saranno trattati dal personale tecnico-amministrativo e docente in relazione alle differenti attività previste dai trattamenti di competenza.

I dati personali potrebbero essere comunicati anche ad altre amministrazioni pubbliche, qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale. 

In particolare per usufruire dei servizi, dei contributi e delle agevolazioni per il diritto allo studio universitario i dati saranno comunicati a società fornitrici del Politecnico di Milano qualificate come responsabili esterni del trattamento. 

I dati personali potranno essere comunicati anche ad autorità pubbliche o soggetti privati presso le quali potrebbero svolgersi attività didattiche o di ricerca o di tirocinio inerenti il percorso di studio prescelto. 

L’Ateneo si avvale del supporto di fornitori esterni per l’erogazione di alcuni servizi necessari alla gestione tecnico-amministrativa, i quali potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli studenti, ai soli fini della prestazione richiesta e che comunque sarebbero preventivamente autorizzati quali responsabili esterni del trattamento. 

I dati personali per attività di ricerca e di didattica potranno essere oggetto di trasferimento all’estero verso altre istituzioni universitarie e o enti di ricerca, ovvero nell’ambito di progetti di mobilità internazionale. 

Tempo di conservazione dei dati personali

I dati raccolti saranno conservati per i tempi stabiliti dalla normativa vigente o dai regolamenti d’Ateneo. 

In particolare si segnala che i dati personali inerenti la carriera universitaria saranno conservati illimitatamente, tenuto conto degli obblighi di archiviazione imposti dalla normativa vigente.

Diritti degli interessati

L’interessato ha diritto a:

  • Chiedere al titolare, ai sensi degli artt. 16, 17, 18, 19 e 21 del Regolamento (UE) 2016/679, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento. La cancellazione non è consentita per i dati contenuti negli atti che devono obbligatoriamente essere conservati dall’Università;
  • Proporre reclamo a un’autorità di controllo. 

Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici e telematici comunque idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. 

Sono adottate misure di sicurezza, in conformità alle previsioni dell’art. 32 del GDPR per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati ed in rispondenza con la Circolare AgID n. 2/2017 “Misure minime di sicurezza ICT per le pubbliche amministrazioni”.

Tipologie di dati trattati

Per dettagli sui dati gestiti nei singoli trattamenti si rinvia a quanto specificato nell’ambito dei corrispondenti processi e procedimenti amministrativi.

La presente informativa potrà essere oggetto di successivi aggiornamenti ed integrazioni, si invita pertanto a prenderne periodicamente visione.