Gestione Amministrativa

La gestione dei contratti di ricerca conto terzi e dei progetti finanziati deve essere sottoposta a monitoraggio e a controllo delle scadenze previste ai fini della emissione delle relative fatture/richieste di pagamento. È compito dell’amministrazione del Dipartimento verificare le scadenze al fine di evitare ritardi nell’emissione delle fatture/richieste di pagamento.

Le fatture/richieste di pagamento saranno emesse dall’amministrazione del Dipartimento sulla base di quanto definito e concordato nel piano dei pagamenti previsto dal contratto/progetto. La fatturazione/richiesta di pagamento può essere subordinata alla consegna di relazioni che devono essere consegnate in copia all’amministrazione del Dipartimento.

Tra le attività di monitoraggio effettuate dall'amministrazione del Dipartimento, rientrano anche la reportistica e la relativa consuntivazione delle spese effettuate, che, se richiesto dalla controparte, devono essere in linea con l’eventuale budget definito in fase di negoziazione. Il monitoraggio delle spese può essere svolto a scadenze prestabilite o in concomitanza con l’eventuale periodo di rendicontazione.

Nei progetti finanziati possono esserci regole di rendicontazione che variano in base al finanziatore e al bando. Ci sono finanziatori che adottano regole complesse e che richiedono rendicontazioni dettagliate. Le linee guida di rendicontazione possono essere contenute o indicate nel bando, oppure possono essere emanate successivamente dall'ente che eroga il finanziamento.

In alcuni progetti finanziati è richiesto il rilascio di un audit (certificazione dei costi) da un revisore esterno. In questi casi è necessario avvalersi di un revisore o di una società di revisione iscritti all'albo dei revisori contabili. Il revisore effettuerà una verifica dei costi sostenuti dalla struttura che gestisce il progetto, al fine di rilasciare un attestazione/certificazione di spesa che deve essere consegnata all'ente finanziatore.

Le certificazioni rilasciate da questi revisori vengono definite di primo livello e possono essere oggetto di verifiche di secondo livello da parte di società di revisione incaricate direttamente dall’ente finanziatore.

Nei contratti di ricerca conto terzi la conclusione delle attività deve essere formalizzata con una relazione finale o con un altro documento che certifichi la prestazione contrattuale svolta. In mancanza di questi documenti, il responsabile scientifico dell’attività di ricerca, il committente e il responsabile della struttura (Direttore del Dipartimento/Pro Rettore Polo) dovranno firmare un verbale di fine attività che attesti lo svolgimento degli adempimenti contrattuali.

Da Aprile 2013, il MIUR ha stabilito che ogni rendicontazione finale dei progetti FIRB e PRIN dovrà essere assoggettata ad appositi audit interni da parte di idonee strutture costituite ad hoc.

Il controllo delle rendicontazioni finali da parte della struttura di audit dovrà avvenire, per tutti i progetti, entro 6 mesi dalla chiusura del rendiconto.

Il S.A. ha deliberato la composizione e il ruolo dell'Unità di Audit come punto di riferimento interno all'Ateneo in grado di fornire consulenza durante l'intera durata del progetto, in modo tale da potere verificare puntualmente e periodicamente la gestione amministrativa dei progetti in corso ed evitare stralci di spese nella fase di verifica finale obbligatoria.

L’Unità di Audit Centrale di Ateneo, coordinata dal Servizio Ricerca, è così composta: il Presidente (Direttore Generale), 2 referenti dell'Area Servizi Supporto alla Ricerca, 1 o più referenti dell'Area Risorse Umane e Organizzazione, 1 referenti dell'Area Amministrazione e Finanza e 2 responsabili gestionali di Dipartimento (a rotazione per evitare conflitti di interessi).