Informativa per il trattamento dei dati nell'ambito dell'attività di didattica a distanza

Questa informativa è rivolta a coloro che, per tutta la durata della sospensione delle attività didattiche usufruiscono di strumenti e servizi telematici forniti dal Politecnico di Milano, per garantire modalità di didattica a distanza.

I dati personali raccolti/registrati nell’ambito di tali finalità saranno trattati nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati personali) e dal Decreto Legislativo 196/2003 ss.mm.ii. (Codice in materia di protezione dei dati personali), come di seguito esplicitato.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dati del Politecnico di Milano è il Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore – contatto: dirgen(at)polimi.it  

Responsabile protezione dati e punti di contatto

Dott. Vincenzo Del Core - privacy(at)polmi.it tel.: 02.2399.9378

Finalità specifiche e modalità del trattamento

I dati personali possono essere trattati tramite piattaforme o servizi online che permettono di effettuare attività di didattica, tramite la configurazione di “classi virtuali”, anche al fine di valutare l’apprendimento per test e prove d’esame e favorire l’interazione tra docenti e studenti.

Ai soli fini didattici, le lezioni potranno essere audio/video registrate al fine di consentire agli studenti che ne hanno diritto la possibilità di accedere a tali riprese. È tuttavia da precisarsi che qualora lo studente non volesse essere oggetto di registrazioni audio e video, potrà partecipare ad eventuali discussioni nei momenti in cui il docente segnalerà che gli interventi non saranno registrati. Potrebbero inoltre essere audio/video registrati gli esami di profitto o parti di esso, al fine di verificarne il corretto svolgimento e di prevenire eventuali irregolarità.

Altresì potranno essere impiegati strumenti che utilizzino tecnologie di rilevamento e riconoscimento facciale per determinare, ad esempio: se lo studente è rimasto nel frame video, se più persone appaiono nel frame video, se la persona nel frame video differisce dalla persona che ha avviato l'esame o la posizione del viso dell'utente rispetto al dispositivo di registrazione della webcam finalizzati ad impedire comportamenti cheating nel corso dello svolgimento della prova d’esame.

Potranno altresì essere elaborati: dati inerenti la sessione d'esame, come ad esempio: la data e l'ora in cui l'utente avvia e completa una sessione d'esame; il tempo a cui viene data risposta a ciascuna domanda d'esame; quanto tempo viene dedicato a ciascuna domanda d'esame; se e quando viene modificata una risposta a una domanda d'esame; la qualità della connessione Internet dell'utente durante la sessione dell'esame (incluso il tempo e la durata di eventuali disconnessioni Internet); l’attività del mouse, della tastiera e dello schermo; la qualità della registrazione video (in termini di illuminazione, contrasto, movimento); la qualità della registrazione audio; le applicazioni e i processi in esecuzione sul dispositivo di elaborazione durante una sessione di esame.

I dati dell'utente possono essere aggregati e confrontati per cercare schemi o anomalie, ad esempio se un utente ha trascorso un tempo insolitamente lungo a rispondere a una domanda rispetto ad altri utenti.

Si precisa inoltre che agli studenti potrebbe essere richiesto di mostrare un documento identificativo alla webcam che potrà essere, a seconda dei casi, fotografato, registrato o semplicemente visualizzato a video dal docente per la verifica dell’identità.

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è da rinvenirsi, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lett. e), dell’art. 3, lett. b) e dell’art. 9, paragrafo 2, lett. g) del Regolamento UE 2016/679 e degli artt. 2-ter e 2-sexies del D.Lgs. 196/2003 ss.mm.ii., nei compiti istituzionali affidati al Politecnico di Milano e volti a garantire l’attività didattica e formativa, di ricerca e di terza missione.

Altresì, le finalità specifiche del trattamento sono rinvenibili nelle Informative di secondo livello, pubblicate sul sito del Politecnico di Milano: www.polimi.it/privacy/ 

Periodo di conservazione dei dati personali

I dati sono conservati dal Politecnico di Milano per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra descritte, fatto salvo il termine di dieci anni per assicurare gli adempimenti amministrativi richiesti dalla legge e salvo eventualmente termini più lunghi, non determinabili a priori, in conseguenza a diverse condizioni di liceità del trattamento (ad esempio azioni giudiziarie che rendano necessario il trattamento per oltre 10 anni).

Categorie di destinatari dei dati personali

I dati saranno trattati esclusivamente da soggetti specificatamente autorizzati e da fornitori di servizi online o piattaforme che, ai soli fini della prestazione richiesta, potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati. Tali soggetti sono espressamente nominati, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679, quali Responsabili del trattamento.

I dati degli interessati potranno altresì essere trattati da amministratori di sistema espressamente autorizzati dal Titolare, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono preposti. È possibile conoscere l’identità degli amministratori di sistema e/o l’elenco aggiornato dei Responsabili scrivendo al Titolare del trattamento sopra indicato.

Diritti degli interessati

In qualità di soggetto interessato può chiedere in qualsiasi momento al Titolare:

  • la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
  • l'accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali che la riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell'art. 17, paragrafo 1 del Regolamento e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell'art. 18, paragrafo 1 del Regolamento), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati.

In qualità di soggetto interessato ha inoltre diritto di opporsi in tutto o in parte:

  • per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di promozione di iniziative formative ed eventi culturali del Politecnico di Milano.

Tali diritti sono esercitabili rivolgendosi a privacy(at)polimi.it.

Qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati dal titolare e/o da un terzo, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali e/o ad altra autorità di controllo competente in forza del Regolamento.

Per ulteriori informazioni, specie quelle relative alle modalità di trattamento dei dati personali raccolti, si invita a fare riferimento alle Informative specifiche dei software e degli applicativi adottati per l’erogazione del servizio.

Ultimo aggiornamento: 8 giugno 2020