Informativa per i trattamenti dati per l'assegnazione e gestione delle residenze di Ateneo

La vigente informativa viene rilasciata ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dati del Politecnico di Milano è il Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore – contatto: dirgen(at)polimi.it  

Responsabile protezione dati e punti di contatto

Dott. Vincenzo Del Core - privacy(at)polmi.it tel.: 02.2399.9378

Responsabile interno del trattamento

Responsabile interno del trattamento è Federico Colombo – Dirigente dell’Area Sviluppo e Rapporti Con le Imprese, Piazza Leonardo da Vinci 32, Milano (MI) - tel. 02 23993923, e-mail: booking-residenze(at)polimi.it; dsu-residenze(at)polimi.it

I dati saranno trattati da ulteriori soggetti autorizzati e a tal fine istruiti nel rispetto della normativa vigente.

Finalità del trattamento

Ai fini dell’applicazione della normativa europea e nazionale in materia (Reg. UE 679/2016, d’ora in poi Regolamento), si informa che i dati suoi dati personali saranno utilizzati per le seguenti finalità:

TABELLA 1

Natura dei dati

Il conferimento dei dati è facoltativo. Il rifiuto a fornire i dati comporta l'impossibilità di eseguire le finalità previste.

Particolari categorie di dati

Eventuali dati personali appartenenti a particolari categorie ex art. 9 del Regolamento quali:

  • i dati relativi allo stato di salute (in caso di stato di gravidanza o per studenti/dipendenti/collaboratori diversamente abili);
  • i dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10);
  • i dati relativi a convinzioni religiose;
  • i dati relativi a origine razziale o etnica

sono trattati, nell’ambito della finalità di cui alla TABELLA 1, per consentire all’interessato

  • la fruizione dei servizi del Politecnico di Milano sulla base delle esigenze dichiarate.

Modalità di trattamento

Il trattamento effettuato per le finalità sopra indicate, possono essere effettuati sia su supporto cartaceo che digitale, manualmente e/o con strumenti elettronici o, comunque, automatizzati. Sono altresì conservati in archivi cartacei e in formato digitale a per la durata della permanenza e successivamente per il tempo in cui il Politecnico di Milano sia soggetto a obblighi di conservazione per finalità fiscali o per altre finalità previste da norme di legge o Regolamento; comunque per un periodo non eccedente 10 anni.

L’accesso ai dati acquisiti per le suddette finalità è consentito al personale debitamente autorizzato.

Categorie di destinatari

I dati trattati per le finalità di cui sopra verranno comunicati o saranno comunque accessibili ai dipendenti e collaboratori assegnati ai competenti uffici del Politecnico di Milano che, in qualità di autorizzati al trattamento dati, saranno a tal fine adeguatamente istruiti dal titolare. In relazione alle finalità indicate i dati potranno essere comunicati alle categorie di soggetti pubblici e o privati ovvero potranno essere comunicati a società, sia in Italia che all’estero, che prestano servizi, anche esterni, per conto del Titolare, nominati se necessario responsabili del trattamento. In particolare i suoi dati personali possono essere comunicati anche ad altre amministrazioni pubbliche, anche in forma anonima qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale nonché a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni dell’ordinamento europeo, norme di legge o regolamento, oltre ad enti di assicurazione per eventuali pratiche infortuni.

In particolare, i dati personali trattati verranno trasmessi ai seguenti soggetti terzi, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

  • Questura
  • Società di gestione delle residenze
  • Società che fornisce il software di prenotazione

Periodo di conservazione dei dati e loro destino

Per le finalità di archiviazione e conservazione, i dati necessari ai fini del buon funzionamento della Pubblica Amministrazione saranno conservati, nel rispetto del principio di trasparenza e dei principi di liceità, proporzionalità e minimizzazione, per un periodo massimo di 10 anni.

Trasferimento di dati a paese terzo extra-UE

I dati personali possono essere trasferiti all’estero, in conformità a quanto previsto dal Regolamento, anche in Paesi non appartenenti all’Unione europea quando ciò sia necessario per una delle finalità indicate nella presente informativa. Il trasferimento in Paesi extra UE, oltre ai casi in cui questo è garantito da decisioni di adeguatezza della Commissione europea, è effettuato in modo da fornire garanzie appropriate e opportune ai sensi degli articoli 46 o 47 o 49 del Regolamento.

Diritti degli interessati

In qualità di soggetto interessato può chiedere in qualsiasi momento al Titolare:

  • la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
  • l'accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali che la riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell'art. 17, paragrafo 1 del Regolamento e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell'art. 18, paragrafo 1 del Regolamento), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

In qualità di soggetto interessato ha inoltre diritto di opporsi in tutto o in parte:

  • per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di promozione di iniziative formative ed eventi culturali del Politecnico di Milano.

Tali diritti sono esercitabili rivolgendosi a privacy(at)polimi.it.

Qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati dal titolare e/o da un terzo, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali (per l’Italia www.garanteprivacy.it) e/o ad altra Autorità di controllo competente in forza del Regolamento.

Ultimo aggiornamento: 20 novembre 2018