Informativa Privacy ai sensi dell’art. 13 del regolamento ue 2016/679 per riprese audio e video

Ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento UE n. 679/2016, La informiamo che i dati personali acquisiti sono trattati, anche in via automatizzata, dal Politecnico di Milano, per realizzazione di video e materiali multimediali, realizzati e utilizzati esclusivamente per finalità promozionali e divulgative.

Il titolare del trattamento

Titolare del trattamento dati del Politecnico di Milano è il Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore – contatto: dirgen(at)polimi.it  

Responsabile protezione dati e punti di contatto

Dott. Vincenzo Del Core - privacy(at)polmi.it tel.: 02.2399.9378

Soggetti interessati

Il trattamento dei dati interessa tutti i soggetti che desiderano prendere parte ad eventi o iniziative del Politecnico di Milano, durante i quali sono realizzati video e materiali multimediali.

Eventuali soggetti minorenni, aventi cioè età inferiore ai 14 anni, sono tenuti a far leggere attentamente l’informativa sulla privacy ai genitori o a chi ne esercita la responsabilità genitoriale.

Dati personali raccolti

I dati personali raccolti sono inerenti essenzialmente le immagini e le registrazioni audio-video delle persone coinvolte nelle riprese e nelle fotografie, oltre a eventuali dati anagrafici e dati di contatto.

Finalità del trattamento

La registrazione di immagini e prodotti audio-video può avvenire al fine di documentare gli eventi organizzati dal Politecnico di Milano, oltre che per predisporre pubblicazioni, video e materiale multimediale da utilizzare come strumento promozionale e divulgativo circa le attività dell’Ateneo. Ulteriori dati trattati sono contatti (telefonici, mail, ecc.) utili a contattare i soggetti per pianificare o raccogliere le riprese e le fotografie.

La base giuridica del trattamento è il consenso espresso dell’interessato. Tale consenso viene espresso:

  • in occasione di eventi organizzati dall’Ateneo: attraverso l’atto volontario dell’interessato di partecipare all’evento, durante il quale è stato attivato un servizio di riprese fotografiche o video. Questi eventi saranno chiaramente identificati con apposita informativa;
  • in tutti gli altri casi: attraverso la compilazione di apposito modulo di iscrizione e/o della liberatoria alle riprese audio/video.

Nella seguente tabella vengono specificate per ognuna delle finalità sopra individuate la base giuridica, le categorie di dati personali, e il relativo periodo di conservazione:

 

FinalitàBase giuridicaCategorie di dati personaliPeriodo di conservazioneCategorie di destinatari
Organizzazione, realizzazione e partecipazione ad attività ed eventi del Politecnico di MilanoconsensoIdentificativi ed anagraficiI dati saranno trattati per un periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità previste. Saranno poi conservati oltre il periodo di tempo necessario, a fini di archiviazione.In relazione alle finalità indicate, i dati potranno essere trasmessi a società e/o persone, che prestano servizi, anche esterni, per conto del Titolare per la realizzazione, la promozione e la comunicazione dell’evento. I dati potranno essere altresì comunicati anche ai partner che concorrono all’organizzazione degli eventi anche in qualità di sponsor e fotografie e registrazioni audio-video potranno essere diffuse su siti istituzionali, su brochure e pubblicazioni in formato cartaceo ed elettronico, nonché su riviste - anche elettroniche - ed altro materiale multimediale.

Si comunica che gli eventi organizzati dal Politecnico di Milano potranno eventualmente essere oggetto di riprese e registrazioni audio-video. I dati oggetto del trattamento, incluse le immagini, delle riprese e delle registrazioni audio/video (in seguito, le “Immagini”), anche in forma parziale e/o modificata o adattata, realizzate nel corso dell’evento verranno trattati, nel pieno rispetto del GDPR. I dati saranno trattati, anche con l'ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati, per le attività di divulgazione e comunicazione del Politecnico di Milano. Le Immagini raccolte saranno conservate, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti e potranno essere diffuse ai sensi della Legge n. 150/2000 sui siti istituzionali nonché attraverso canali social network (Facebook, Twitter, Youtube a titolo esemplificativo ma non esaustivo). L'uso delle immagini non dà diritto ad alcun compenso. Il Politecnico di Milano ha la facoltà di accedere o divulgare le Immagini dell’utente senza alcun consenso, in ragione dell’art. 97 della legge n. 633/1941. Tale autorizzazione implica la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e per tutto il mondo, trasferibile a terzi, per l’utilizzazione dei Materiali e include i diritti di cui agli artt. da 12 a 19 della legge 22 aprile 1941, n. 633, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: diritto di pubblicazione; diritto di riproduzione in qualunque modo o forma; diritto di trascrizione, montaggio, adattamento, elaborazione e riduzione; diritto di comunicazione e distribuzione al pubblico, comprendente i diritti di proiezione, trasmissione e diffusione anche in versione riassuntiva e/o ridotta, con qualsiasi mezzo tecnico, diritto di conservare copia dei Materiali, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico noto o di futura invenzione per le finalità e nei limiti sopra definiti. È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 del Codice Civile qualunque utilizzazione delle Immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.

Trasferimento di dati a paese terzo extra-UE

I dati personali non saranno in alcun modo trasferiti in paesi extra-UE 

Diritti dell’interessato

L’interessato, in relazione ai dati personali oggetto della presente informativa, ha la facoltà di esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE di seguito riportati:

diritto di accesso dell’interessato [art. 15 del Regolamento UE] (la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri Dati Personali ed eventualmente riceverne copia);

diritto di rettifica dei propri Dati Personali [art. 16 del Regolamento UE] (l’interessato ha diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano);

diritto alla cancellazione dei propri Dati Personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla cancellazione dei propri dati);

diritto di limitazione di trattamento dei propri Dati Personali nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento UE, tra cui nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei Dati Personali da parte dell’interessato [art. 18 del Regolamento UE];

diritto alla portabilità dei dati [art. 20 del Regolamento UE], l’interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri Dati Personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo;

diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla opposizione del trattamento dei propri dati personali);

diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati [art. 22 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato).

Ulteriori informazioni circa i diritti dell’interessato potranno ottenersi sul sito www.garanteprivacy.it.

Il Politecnico di Milano, in ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.

Con riferimento alle finalità sopra indicate, l’interessato ha la facoltà di procedere, in ogni momento, alla revoca del consenso del trattamento dei dati identificativi e anagrafici inviando una email a: privacy(at)polimi.it.

Ai sensi dell’art. 7 del Regolamento UE, la revoca del consenso non comporta pregiudizio sulla liceità del trattamento basata sul consenso effettuato prima dell’avvenuta revoca.

Diritto di proporre reclamo

L’interessato, qualora ritenga che i propri diritti siano stati compromessi, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo internet www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/- /docweb-display/docweb/4535524.

Possibili conseguenze del mancato conferimento dei dati

Il consenso al trattamento dei dati per le finalità di cui sopra è libero e facoltativo.

Tuttavia l’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di partecipare agli eventi organizzati dal Politecnico.

Modalità del trattamento

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inseriti nelle pertinenti banche dati e a questo potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti espressamente designati dal Titolare quali Responsabili interni ed Incaricati del trattamento dei dati personali, che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l'altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

Modifiche e aggiornamenti

La presente informativa è valida dalla data indicata.

Il Politecnico di Milano - Area Comunicazione e Relazioni Esterne potrebbe inoltre apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa anche quale conseguenza di eventuali e successive modifiche e/o integrazioni normative.

L’interessato potrà visionare il testo dell’informativa costantemente aggiornata.

Ultimo aggiornamento: 9 novembre 2018