Informativa di secondo livello relativa al trattamento dei dati personali nella gestione dei servizi di posta e di protocollo

La vigente informativa viene rilasciata ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/ 679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali, nonché alla libera circol azione di tali dati.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dati del Politecnico di Milano è il Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore – contatto: dirgen(at)polimi.it  

Responsabile protezione dati e punti di contatto

Dott. Vincenzo Del Core - privacy(at)polmi.it tel.: 02.2399.9378

Responsabile interno del trattamento

Dott.ssa Chiara Pesenti, mail chiara.pesenti(at)polimi.it.

I dati saranno trattati da ulteriori soggetti autorizzati e a tal fine istruiti nel rispetto della normativa vigente.

Finalità del trattamento

Ai fini dell’applicazione della normativa europea e nazionale in materia (Reg. UE 679/2016, d’ora in poi Regolamento), si informa che i dati personali saranno utilizzati per le seguenti finalità:

 

Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personaliBase giuridicaCategorie di dati personaliPeriodo di conservazione
1. Erogazione dei servizi di gestione della posta tracciata in arrivo al Politecnico, consegnata da vettori pubblici o privati, con associazione dei dati del mittente esterno e del destinatario interno. Adempiere ad attività istituzionale del Politecnico di Milano (art. 6, comma 1, lett. e del Regolamento UE).

Dati anagrafici (nome, cognome), dati di contatto (indirizzo e-mail, recapiti telefonici interni), dati di carriera.

I dati trattati sono raccolti in forma semi- automatizzata in anagrafica dedicata.

I dati raccolti saranno conservati per un periodo pari a 2 anni.
2. Erogazione dei servizi di gestione documentale e protocollo informatico, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).Adempiere ad attività istituzionale del Politecnico di Milano (art. 6, comma 1, lett. e del Regolamento UE).

Dati anagrafici (nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza), dati di contatto (indirizzo e- mail, recapiti telefonici), dati di carriera, dati fiscali.

Oggetto e contenuto della registrazione, eventuali allegati anche di natura sanitaria.

I dati trattati sono raccolti in forma semi- automatizzata (sw Titulus).

I dati del registro di protocollo saranno conservati per un periodo illimitato.

La documentazione associata alle registrazioni sarà conservata per tempi diversi, secondo quanto prescritto dalla normativa vigente.

 

 

Natura dei dati

Nelle registrazioni a protocollo l’identificabilità del mittente è obbligatoria, pena l’irrilevanza e la conseguente non registrazione dell’istanza in arrivo.

Modalità di trattamento

I trattamenti effettuati per le finalità sopra indicate possono essere effettuati sia su supporto cartaceo che digitale, manualmente e/o con strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, tra cui il database in house Anagrafica Unica, il sw eW tracking dell’azienda EWBM, il sw Titulus di CINECA. Sono altresì conservati in formato digitale a tempo indeterminato in ragione degli obblighi di trasparenza e buon funzionamento della pubblica amministrazione.

L’accesso ai dati acquisiti per le finalità sopra indicate è consentito solo al personale debitamente autorizzato. Gli indirizzi e-mail sono utilizzati per la notifica di cortesia dell’avvenuta consegna di posta tracciata, e dell’assegnazione quale Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) nel caso di registrazione a protocollo.

La vigente normativa sulla tutela dei dati personali e del loro trattamento in formato elettronico e, più in particolare, le indicazioni del Garante della Privacy sull'uso di mail di cortesia (notifica) da parte dei soggetti pubblici consentono a questi ultimi di inviare mail per comunicazioni istituzionali nell'ambito dei propri compiti, senza sollecitare la manifestazione di un consenso, e per le sole finalità connesse a una specifica richiesta o indicazione dell'interessato.

Categorie di destinatari

In relazione alle finalità sopra indicate i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti pubblici e o privati, ovvero potranno essere comunicati a società e/o persone, sia in Italia che all’estero, che prestano servizi, anche esterni, per conto del Titolare per l’erogazione dei servizi di posta e protocollo e per la gestione dei software di automazione: CAeB – Cooperativa Archivistica e Bibliotecaria, EWBM, e CINECA, tutte nominate come Responsabile esterno del trattamento dei dati personali.

In particolare i dati personali possono essere comunicati anche ad altre amministrazioni pubbliche, quali anche in forma anonima qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale nonché a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni dell’ordinamento europeo, norme di legge o regolamento, oltre ad enti di assicurazione per eventuali pratiche infortuni.

Trasferimento di dati a paese terzo extra-UE

I dati personali possono essere trasferiti all’estero, in conformità a quanto previsto dal Regolamento, anche in Paesi non appartenenti all’Unione europea quando ciò sia necessario per una delle finalità indicate nella presente informativa. Il trasferimento in Paesi extra UE, oltre ai casi in cui questo è garantito da decisioni di adeguatezza della Commissione europea, è effettuato in modo da fornire garanzie appropriate e opportune ai sensi degli articoli 46 o 47 o 49 del Regolamento.

Diritti degli interessati

L’interessato, in relazione ai dati personali oggetto della presente informativa, ha la facoltà di esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE di seguito riportati:

  • diritto di accesso dell’interessato [art. 15 del Regolamento UE] (la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri Dati Personali ed eventualmente riceverne copia);
  • diritto di rettifica dei propri Dati Personali [art. 16 del Regolamento UE] (l’interessato ha diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano);
  • diritto alla cancellazione dei propri Dati Personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla cancellazione dei propri dati);
  • diritto di limitazione di trattamento dei propri Dati Personali nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento UE, tra cui nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei Dati Personali da parte dell’interessato [art. 18 del Regolamento UE];
  • diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla opposizione del trattamento dei propri dati personali);
  • diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati [art. 22 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato).

Ulteriori informazioni circa i diritti dell’interessato potranno ottenersi sul sito www.garanteprivacy.it.

Il Politecnico di Milano, in ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile. Con riferimento alle finalità sopra indicate, l’interessato ha la facoltà di procedere, in ogni momento, alla revoca del consenso del trattamento dei dati identificativi e anagrafici inviando una email a: privacy(at)polimi.it .

Diritto di proporre reclamo
L’interessato, qualora ritenga che i propri diritti siano stati compromessi, ha diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo internet www.garanteprivacy.it .

Ultimo aggiornamento: 5 dicembre 2018