Informativa di secondo livello relativa al trattamento dati degli studenti

La presente informativa viene fornita ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali. 

La presente informativa si rivolge a tutti coloro che sono identificabili come studenti del Politecnico di Milano e ai servizi ad essi dedicati.

Titolare del trattamento

Il titolare del loro trattamento è il Politecnico di Milano - Direttore Generale su delega del Rettore pro tempore - contatto: dirgen(at)polimi.it.

Responsabile interno del trattamento

Dott.ssa Assunta Marrese, Dirigente dell’Area Servizi agli Studenti e ai Dottorandi, e-mail assunta.marrese(at)polimi.it.

I dati saranno trattati da ulteriori soggetti autorizzati e a tal fine istruiti nel rispetto della normativa vigente. 

Responsabile protezione dati e punti di contatto

Dott. Vincenzo Del Core, e-mail: privacy(at)polimi.it, tel.: 0223999378.

Base giuridica e finalità del trattamento

Il trattamento dei dati avviene esclusivamente per le finalità istituzionali di pubblico interesse previste dalle leggi recanti disposizioni circa il percorso formativo, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, adeguatezza, pertinenza e necessità ai sensi dell’art. 5 del Regolamento UE n. 679/2016.

I dati verranno quindi trattati al fine di poter gestire la richiesta di ammissione ai corsi di studio presso il Politecnico di Milano e predisporre quanto necessario per consentire, sempre nell’ambito delle finalità istituzionali, per particolari esigenze di sicurezza, l’uso di strumenti tecnologici con finalità di accesso contenenti informazioni personali, lette mediante appositi dispositivi di riconoscimento.

Successivamente, nel caso in cui la richiesta di ammissione avrà esito positivo, i dati verranno trattati anche per gestire l’intera carriera universitaria fino al permanere dello status di studente, così come identificato dal Regolamento della carriera degli studenti del Politecnico di Milano, disponibile nella sezione “Normativa di Ateneo” del sito web dell’Ateneo (http://www.normativa.polimi.it/). 

Infine gli stessi dati, al cessare dello status di studente, verranno trattati per gestire le certificazioni previste.

Il trattamento dei dati c.d. "particolari" avviene esclusivamente per le finalità istituzionali previste dalla legge vigente, circa la richiesta di ammissione ed il percorso formativo.

Nel dettaglio, i dati raccolti saranno trattati per il perseguimento delle seguenti attività:

  • iscrizione e frequenza di corsi universitari in presenza e in modalità e-learning;
  • gestione della carriera universitaria;
  • gestione dei tirocini curriculari ed extracurriculari;
  • calcolo degli importi delle tasse dovute;
  • conseguimento del titolo di studio;
  • utilizzo dei servizi telematici e di posta elettronica;
  • utilizzo dei servizi bibliotecari;
  • accesso ai laboratori e ad altre strutture protette;
  • invio e comunicazioni inerenti la propria carriera universitaria;
  • applicazione delle misure di sicurezza degli ambienti di lavoro secondo le disposizioni del D.lgs. 81/2008;
  • procedimenti di natura disciplinare a carico di studenti;
  • rilevazioni per la valutazione della didattica e per la customer satisfation;
  • archiviazione e conservazione dati inerenti la carriera universitaria (studi svolti, incarichi ricoperti, titoli di studio conseguiti);
  • elezioni rappresentanti studenti e per eventuale svolgimento dei compiti inerenti la carica elettiva ricoperta dall’interessato negli organi di governo dell’Ateneo;
  • orientamento in uscita ed attività di job placement;
  • fruizione di contributi, agevolazioni e servizi relativi al diritto allo studio universitario;
  • statistiche e ricerca storica e scientifica, su dati aggregati o anonimi, senza possibilità di identificare l’utente.
  • processi relativi alla redazione degli elaborati finali per i differenti corsi di studio;servizi erogati a supporto di utenti che presentano disabilità e disturbi specifici di apprendimento (DSA);
  • servizi erogati nell’ambito del counseling e del supporto psicologico (POLIPSI);
  • mobilità studentesca in entrata e in uscita;
  • iscrizioni e rilascio di certificazioni per la partecipazione a eventi e corsi di formazione e Summer School;
  • procedure di accreditamento dei corsi di studio;
  • test di ingresso/verifica delle conoscenze iniziali;
  • esami di stato;
  • gestione carriera per studenti in transizione di genere;
  • erogazioni di servizi per studenti detenuti o in stato di restrizione della propria libertà personale.

Natura dei dati

La natura del conferimento dei dati personali è da ritenersi obbligatoria. 

La mancata comunicazione dei dati rende impossibile svolgere le operazioni necessarie ad instaurare il rapporto tra studente e Ateneo, quindi le finalità previste e la corretta gestione amministrativa e didattica della carriera studente, necessaria per eseguire gli adempimenti imposti dalla legge.

Il trattamento di eventuali dati aggregati o anonimi non prevede l’applicazione del Regolamento UE n. 679/2016.

Categorie di dati per il calcolo degli importi delle tasse dovute

A norma dell’art. 14 del Regolamento UE n. 679/2016, la finalità relativa al calcolo degli importi delle tasse universitarie dovute comporta la richiesta da parte del Politecnico di Milano di informazioni relative al valore ISEU, alla composizione del nucleo familiare, nonché tutte le informazioni contenute nella DSU direttamente dalla banca dati dell’INPS in applicazione del D.P.C.M. 5 dicembre 2013, n.159, purché pertinenti e non eccedenti per la medesima finalità, al fine di applicare le agevolazioni eventualmente previste.

Particolari categorie di dati

Per le finalità di trattamento già indicate, in situazioni specifiche potranno essere raccolte e trattate, su istanza dell’interessato, particolari categorie di dati quali:

  • origine razziale e etnica (per cittadini extracomunitari, e per lo status di rifugiato);
  • stato di salute (in caso di stato di gravidanza o per studenti diversamente abili);
  • dati giudiziari (per utenti e studenti detenuti);
  • vita sessuale (per eventuali rettificazioni di attribuzione di sesso).

Categorie di destinatari dei dati ed eventuale trasferimento dati

I dati trattati per le finalità di cui sopra verranno comunicati o saranno comunque accessibili ai docenti del percorso di studio prescelto e ai dipendenti e collaboratori assegnati ai competenti uffici del Politecnico di Milano che, in qualità di autorizzati al trattamento dati, saranno a tal fine adeguatamente istruiti dal titolare. 

L’Università può comunicare i dati personali di cui è titolare anche ad altre amministrazioni pubbliche o soggetti esteri (i.e. ambasciate) qualora questi debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale nonché a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni comunitarie, norme di legge o regolamento, oltre ad enti di assicurazione per eventuali pratiche infortuni.

In particolare, i dati personali trattati verranno trasmessi ai seguenti soggetti terzi:

  • MIUR;
  • Enti di Ricerca del MIUR;
  • MEF;
  • ISTAT;
  • CRUI – Conferenza Rettori Università Italiane;
  • Ministero Salute;
  • Ministero dell’Interno;
  • Ministero degli Affari Esteri;
  • INPS;
  • Agenzia delle Entrate;
  • CAF;
  • Comunità Europea;
  • Questura, Prefettura, Procura della Repubblica, Ambasciate, Avvocatura dello Stato;
  • Autorità giudiziaria;
  • Enti di assicurazione e INAIL;
  • Università ed enti accademici e di ricerca stranieri;
  • Ordini professionali e Associazioni di categoria;
  • CINECA;
  • CISIA;
  • CNUDD – Conferenza Nazionale Universitaria Delegati per la Disabilità;
  • CALD – Coordinamento Atenei Lombardi per la disabilità e i DSA;
  • Agenzia Nazionale INDIRE;
  • Anagrafe Nazionale Studenti, come richiesto dalla legge 170 del 11 luglio 2003; 
  • Enti pubblici e privati che chiedono conferme ad autocertificazioni ricevute, ai sensi del “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" – D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, modificato dall'articolo 15 della legge n.183 del 2011;
  • Banca Tesoriere del Politecnico per servizi connessi a transazioni economiche;
  • Sostanza Srl, società che fornisce gli strumenti di scambio informazioni tra gli studenti ed il personale dell'Ateneo (sistema di chat LiveHelp);
  • Altre società fornitrici di "Software as a service" (SaaS) utilizzati dall'Ateneo;
  • Società utilizzate per la scansione di schede anagrafiche in uso per lo svolgimento dei test Ministeriali;
  • Persone fisiche o giuridiche che prestano attività di consulenza o collaborano con il Politecnico per l'erogazione dei benefici del diritto allo studio.

Trasferimento a Paesi extra-UE

I dati personali possono essere trasferiti all’estero, in conformità a quanto previsto dal Regolamento, anche in Paesi non appartenenti all’Unione europea quando ciò sia necessario per una delle finalità indicate nella presente informativa.

Il trasferimento in Paesi extra UE, oltre ai casi in cui questo è garantito da decisioni di adeguatezza della Commissione europea, è effettuato in modo da fornire garanzie appropriate e opportune ai sensi degli articoli 46 o 47 o 49 del Regolamento.

Modalità di trattamento

Il trattamento o i trattamenti effettuati per le finalità sopra possono essere effettuati sia su supporto cartaceo che digitale, manualmente e/o con strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, tra cui database in house: e/o database esterni delle società e consorzi: CINECA, CISIA, Sostanza Srl, altre società che forniscono servizi "Software as a service" (SaaS) utilizzati dall’Ateneo.

Sono altresì conservati in archivi cartacei ed in formato digitale a tempo indeterminato in ragione degli obblighi di trasparenza e buon funzionamento della pubblica amministrazione.

Periodo di conservazione

I dati raccolti saranno conservati con l’impiego di misure di sicurezza idonee a consentire l’accesso al personale debitamente autorizzato e a garantire la riservatezza e l’integrità degli stessi.

La determinazione del periodo di conservazione sarà definita secondo il principio di necessità del trattamento. Per cui, per quanto concerne nello specifico i tempi di conservazione, i dati e i documenti che li contengono saranno conservati per il periodo necessario per adempiere agli obblighi legali e alle esigenze gestionali, amministrative e didattiche. In particolare: 

  • i dati inerenti la carriera universitaria saranno conservati illimitatamente, tenuto conto degli obblighi di archiviazione previsti dalla normativa vigente;
  • i dati relativi all’uso dei sistemi informatici (ad es. ora e durata della connessione) o dell’uso della posta elettronica saranno trattati con strumenti automatizzati e conservati solo per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti, salvo diverse disposizioni di legge (massimo 12 mesi);
  • i dati relativi a eventuali procedimenti disciplinari cui dovessi essere sottoposto saranno conservati illimitatamente, salvo i casi in cui il provvedimento finale sia annullato con sentenza passata in giudicato o revocato dall’amministrazione.

Diritti dell'interessato

In qualsiasi momento, l’interessato potrà esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE n. 679/2016 e precisamente:

  1. Diritto di accesso ai dati personali e a tutte le informazioni ai sensi dell’art. 15 del Regolamento;
  2. Diritto rettifica o trasformazione in forma anonima dei dati trattati;
  3. Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) dei propri dati, fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dal Politecnico di Milano e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;
  4. Diritto di limitazione del trattamento ai sensi dell’art. 18 del Regolamento;
  5. Diritto di opposizione al trattamento dei propri dati personali, fermo quanto previsto in relazione alla necessità di obbligatorietà del trattamento dati per poter fruire dei servizi offerti;
  6. Diritto di revocare il consenso eventualmente prestato per trattamenti non obbligatori dei dati, senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Modalità di esercizio dei diritti e possibilità di reclamo

Punto di contatto del Responsabile della protezione dei dati di Ateneo: privacy(at)polimi.it .

L’interessato può anche rivolgersi per proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale, ovvero l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Ultimo aggiornamento: 2 agosto 2019